Jednym spośród najważniejszych problemów przy prowadzeniu dużej lub średniej firmy jest obieg dokumentów i informacji. Zwykły, papierowy sposób jest niezbyt szybki oraz zawodny, ze względu chociażby na sytuację gdy jakiś ważny dokument na przykład może się gdzieś zapodziać, z czego później wynikają poważne problemy. Potrzeba przyspieszenia komunikacji między pracownikami przedsiębiorstw i tym samym unikania takich sytuacji, zapoczątkowała tworzenie oprogramowania szerzej znanego jako workflow.